XRechnung mit dem kommunalen Finanzwesen proDoppik

E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD – alles klar?

Die E-Rechnung kommt! Ab November 2019 müssen Kommunen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Oft verwirrend ist aber die Begriffsvielfalt, auf die man trifft, wenn man sich tiefer mit dem Thema beschäftigt. Was hat es mit ZUGFeRD (1.0, 2.0), XRechnung, Norm EN 16931 „Elektronische Rechnungsstellung“, Factur-X etc. auf sich?

Was bisher geschah

E-Rechnungen sind im privatwirtschaftlichen Bereich nichts Neues. Schon lange werden zwischen Unternehmen Rechnungen elektronisch ausgetauscht. Man musste sich nur über die Formate einigen. Eine standardisierte Regelung gab es jedoch nicht, so dass eine Vielzahl an Formaten neue Schwierigkeiten aufwarfen, besonders im internationalen Geschäftsverkehr. Wesentliche Vorteile gingen dadurch teilweise wieder verloren. Die EU hat daher mit der Richtlinie 2014/55/EU eine Harmonisierung der Rechnungsformate angestrebt. Wie üblich, sind EU-Richtlinien anschließend in nationale Gesetzgebung umzusetzen. Am 13.07.2016 verabschiedete das Bundeskabinett den Entwurf zum E-Rechnungsgesetz. Demnach soll die Rechnungstellung durch private Unternehmen an Behörden zukünftig in elektronischer Form möglich sein. Ab dem 27.11.2018 gelten die Vorschriften verbindlich für Bundesministerien und Verfassungsorgane, ab dem 27.11.2019 für alle übrigen Behörden. Die E-Rechnungsverordnung vom 06.09.2017 bestätigt diese Vorgaben und konkretisiert die Umsetzung. Danach ist der Datenaustauschstandard die sogenannte XRechnung. Was aber ist nun mit dem lange diskutierten „Standard“ ZUGFeRD?

ZUGFeRD 1.0 – kein Standard für die E-Rechnung

Bereits 2010 wurde das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gegründet. FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen mit dem Ziel der Förderung und Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland. Außerdem sollen „geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.“ In der Folge entstand bis 2014 ZUGFeRD 1.0 (zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland), ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen, das Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt wurde. ZUGFeRD 1.0 besteht aus zwei Teilen: einer für Menschen lesbaren visuellen Darstellung der Rechnung als PDF/A-3 und maschinenlesbaren Daten im XML-Format im Anhang. Heute kann festgestellt werden, dass ZUGFeRD 1.0 keine Rolle mehr spielt, da es nicht mit der in der EU-Richtlinie vorgegebenen Definition der E-Rechnung konform geht. Diese sieht nämlich vor, dass eine automatisierte und elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch möglich sein muss. Bilddateien, PDF-Dokumente sowie eingescannte Papierrechnungen sind somit also KEINE E-Rechnung.

EU-Norm CE 16931

CEN ist die europäische Normungsorganisation. Am 28.06.2017 hat die Organisation die Norm 16931 für E-Rechnungen in zwei Teilen veröffentlicht. In Teil 1 werden die wesentlichen Bestandteile einer Rechnung festgelegt (semantisches Datenmodell). Teil 2 definiert die zulässige Syntax (UBL und UN/CEFACT).

Die CEN-Norm lässt für das semantische Datenmodell zwei mögliche Varianten zu: Compliant (konform) und Fully Compliant (vollständig konform). Vereinfacht gesagt ist Fully Compliant die exakte Umsetzung der Norm ohne Abweichungen. Compliant verletzt keine Regeln des Datenmodells, ermöglicht aber „Verschärfungen“, also z.B. die Festlegung eines grundsätzlich optionalen Feldes als Pflichtfeld.

Für die Anwendungsspezifikation (CIUS = Core Invoice Usage Specification) gibt es demnach die beiden Ausprägungen Compliant oder Fully Compliant.

XRechnung – der Verwaltungs-Standard

Die XRechnung ist nach der Definition der E-Rechnungsverordnung CEN 16391 Compliant. Sie genügt den Vorgaben, fordert aber spezifische Informationen als Pflichtangaben. Die besonderen Anforderungen der Verwaltungen werden dadurch berücksichtigt, der interne Verarbeitungsaufwand vermindert und der Workflow innerhalb der Behörde vereinfacht. Die XRechnung ist sozusagen das Verwaltungsformat der E-Rechnung, was schon durch die Bezeichnung „X“ in der Reihe der XÖV-Normen erkennbar ist. Wie alle Datenstandards für die öffentliche Verwaltung wird die XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt.

Die XRechnung ist eines reines XML-Format, enthält also kein von Menschen lesbares PDF wie noch ZUGFeRD 1.0. Damit ist sie eine „echte“ E-Rechnung, die rein elektronisch verarbeitet wird. Da lediglich Behörden dazu verpflichtet werden, E-Rechnungen ab den Stichtagen verarbeiten zu müssen, ist dies grundsätzlich kein Problem, da eine kommunale Finanzsoftware wie proDoppik darauf vorbereitet ist. Anders sieht es wohl bei sehr kleinen Betrieben, Händlern, Freiberuflern, etc. aus, die eine empfangene E-Rechnung nach X-Standard nicht ohne weiteres lesen und manuell verarbeiten können. Daher gibt es auch ein hybrides E-Rechnungsmodell mit ZUGFeRD 2.0.

ZUGFeRD 2.0 – der Standard für Alle?

ZUGFeRD 2.0 ist das am 13.09.2017 vom FeRD verabschiedete, vollständig EU-konforme Rechnungsformat (Fully Compliant) nach CEN 16931 mit der Syntax UN/CEFACT. Sie erfüllt, anders als die Version 1.0, sämtliche Regeln und kann von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden. ZUGFeRD 2.0 gibt es in zwei Varianten: Im reinen XML-Format (wie die XRechnung) oder als Rechnung aus XML und PDF (hybride Rechnung). Während in Version 1.0 beide Varianten noch in einer Datei gesendet wurden (und damit nicht der Norm entsprachen), sendet Version 2.0 zwei getrennte Dateien. Damit werden einerseits die Regeln einer E-Rechnung eingehalten, andererseits können auch kleine Betriebe das mitgesendete PDF als Originalbeleg nutzen und verarbeiten. Der XML-Teil wird nicht benötigt. Diese Vorgehensweise könnte aber neue Fragen und Probleme aufwerfen. Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass das französische Pendant von ZUGFeRD 2.0 die Bezeichnung Factur-X trägt und beide gelegentlich in einem Zuge genannt werden.

Fazit

Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung kommt! Grundsätzlich ist das deutsche Standardformat nach heutigem Stand die XRechnung. Welche Rolle ZUGFeRD 2.0 noch spielen wird, bleibt aber abzuwarten, auch für die Verwaltungen, denn alternative Formate die der CE-Norm entsprechen sind vom Empfänger nach XRechnung-Maßgabe ebenfalls zu verarbeiten. Einige Verwaltungen nutzen schon ZUGFeRD 1.0 zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen nach bisherigem Stand. Hier steht kurz- bis mittelfristig ein „Update“ an. Das könnte auch ZUGFeRD 2.0 sein, denn als „Fully Compliant CIUS“ schließt ZUGFeRD 2.0 auch alle anderen Spezifikationen mit ein. Folgerichtig enthält die neue Version als Syntax-Beispiel auch eine Rechnung im Format XRechnung. Wenn Sie jetzt noch immer verwirrt sind, sind Sie ganz sicher nicht alleine.

Alles soll im Zuge der Harmonisierung und Digitalisierung einfacher, schneller, sicherer und kostengünstiger werden. Wird es wohl auch. Aber es bleiben viele Fragen offen und der Begriffsdschungel begleitet uns sicher noch eine Weile. Verwaltungen sollten die Entwicklung aber genau beobachten. Sowohl die IT als auch die Organisation müssen frühzeitig vorbereitet sein, denn trotz aller technologischen Entwicklungen und Anpassungen bleiben die vorgegebenen Termine bisher unverändert stehen.

Allen Anwendern des kommunalen Finanzwesens proDoppik bieten wir persönliche Gespräche und praxisnahe Präsentationen in der Software zum Thema an. Vereinbaren Sie einen Termin auf unserer Kontaktseite.

Eine Auswahl nützlicher Links für weitere Informationen:

IT-Planungsrat

Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)

Bundesministerium des Inneren

Verband elektronische Rechnung

Rechnungs.fans

 

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