Revisionssicheres DMS mit WINYARD DMS

Ein revisionssicheres DMS ist die Voraussetzung für das gesetzeskonforme Archivieren von Dokumenten. Für WINYARD DMS, der Softwarelösung unseres Partners LCS, wird dies mit dem Zerfifikat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft belegt.

Was bedeutet revisionssicheres Archivieren?

Revisionssicheres Archivieren bedeutet, dass von der Erfassung des Dokuments über den gesamten Workflow bis zur endgültigen Ablage und Speicherung keine Veränderung am Original vorgenommen wird. Natürlich ist eine Versionierung möglich. Alle Bearbeitungsschritte und Veränderungen müssen nachvollziehbar und dem Originaldokumente zugeordnet sein. Der Verlust oder das Löschen vor Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist auszuschließen. Zeitnah muß das Dokument im Originalzustand wiederauffindbar sein.

Mit Blick auf die Einführung der E-Rechnung muss erwähnt werden, dass als „Original“ nur die XML-Datei mit den enthaltenen Metadaten gilt. Die Visualisierung in Form eines PDFs ist zwar möglich und zulässig. Ein aus den XML-Daten erzeugtes PDF ist jedoch NICHT das Originaldokument.

Gesetzliche Grundlagen

Die gesetzlichen Grundlagen für eine revisionssichere Archivierung finden sich im Handelsgesetzbuch (§ 239 und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 146f AO). Darüber hinaus gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Dass diese Vorgaben für WINARD DMS erfüllt sind, belegt das Zertifikat nach IDW-PS-880:

Softwaretestat-IDW-PS-880-für-WINYARD-DMS

Außerdem gibt es sehr interessante hardwaretechnische und DSGVO-konforme Lösungen in Verbindung mit WINYARD-DMS. Diese ermöglichen ein Höchstmaß an Sicherheit, Flexibiliät und Leistung. Alles zusammen stellt nicht nur eine hervorragende Basis für ein revisionssicheres DMS dar sondern für die komplette weitere Digitalisierung jeder Verwaltung.

Beratung

Für Gespräche, weitere Informationen und Präsentationen stehen wir gerne zur Verfügung. Insbesondere die individuellen organisatorischen Rahmenbedingungen der Einführung eines Dokumentenmanagements in den Workflow der öffentlichen Verwaltung bedürfen intensiver Betrachtung, damit die Hürden der Umsetzung niedrig gehalten werden. Auch die Parametrisierung der Software wird so von Beginn an weitestgehend dem finalen Zustand entsprechen können. Zur Unterstützung bieten wir für interessierte Verwaltungen Organisationsworkshops an.